Một nghiên cứu mới đây về thị trường F&B cho biết có đến 80% người kinh doanh F&B đã suy nghĩ về áp dụng phần mềm vào quy trình vận hành. Không phải ngẫu nhiên mà phần mềm quản lý quán cafe lại trở thành một tiêu chí quan trọng của việc vận hành cửa hàng đồ uống.
Câu hỏi đặt ra ở đây là “Kinh doanh đồ uống theo mô hình nào? Quy mô nào? Thì cần sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê?”. Trước đây các quán cà phê diện tích lớn vẫn sử dụng hình thức ghi order thủ công. Trong khi các mô hình kiot nhỏ như Mixue ngày nay lại bắt buộc phải có phần mềm. Đâu là bộ tiêu chí chung xác định tính cấp thiết của phần mềm trong việc vận hành một thương hiệu kinh doanh đồ uống.
Trong bài viết này, MISA CukCuk sẽ chia sẻ về những lợi ích thiết thực của phần mềm đối với mô hình bán nước giải khát và các mô hình đồ uống nào cần trang bị phần mềm quản lý.
I. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là một ứng dụng hỗ trợ chủ quán, quản lý tối ưu quy trình vận hành của mô hình kinh doanh đồ uống trong tất cả hoạt động phục vụ khách hàng, quản lý nguyên vật liệu, nhà cung cấp, thực hiện chiến dịch marketing cũng như báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Phần mềm tính tiền quán cafe tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy pos mini, máy in hóa đơn, két tiền… hạn chế gian lận trong quá trình bán hàng, tiết kiệm được thời gian quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và gia tăng doanh số.
Phần lớn các mô hình phần mềm quản lý quán cafe đang thịnh hành trên thị trường đều xây dựng từ công nghệ on cloud – khách hàng thiết lập thông tin nhà hàng, thực đơn, chính sách giảm giá… trên một website (đăng nhập bằng tài khoản của nhà hàng được cung cấp.
Ở cấp độ nhân viên, sẽ được quản lý hoặc anh/chị chủ nhà hàng cấp tài khoản truy cập vào các ứng dụng bán hàng được cài đặt trên máy tính, máy POS, thiết bị điện thoại để bán hàng.
Thông tin về hoạt động bán hàng sẽ được cập nhật lên các hệ thống báo cáo trên website và chia sẻ về ứng dụng quản lý – cài đặt trên thiết bị điện thoại của chủ nhà hàng và các cổ đông.
Do đặc thù kinh doanh đồ uống tại Việt Nam, phần mềm quản lý quán cà phê có thể sử dụng cho tất cả loại hình kinh doanh ngoài cà phê như: trà sữa, trà chanh, tiệm bánh, sữa chua trân châu, kem đảo dừa, kinh doanh rượu – bia với đồ nhắm khô hay các chuỗi F&B tiện lợi như Mixue mới đây…
Áp dụng công nghệ vào quá trình vận hành – quản lý quán cafe không phải là điều quá mới mẻ trong kinh doanh F&B hiện nay. Lựa chọn đúng phần mềm tính tiền quán cà phê sẽ giúp bạn kiểm soát dễ dàng các hoạt động kinh doanh. Từ đó có nhiều thời gian để đầu tư, lên chiến lược marketing quán cafe hoặc chăm sóc khách hàng bùng nổ doanh số.
Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý quán cà phê khác nhau. Dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và những yếu tố: thương hiệu, nhà cung cấp, giá, tính năng… bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp.
Trong đó phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk – được phát hành bởi Công ty cổ phần MISA, được rất nhiều anh/chị chủ quán tin tưởng, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý tại quán cafe hoặc chuỗi cafe lớn.
II. Những mô hình kinh doanh đồ uống nào nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe?
2.1. Mô hình phục vụ phù hợp sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
Mô hình | Đặc điểm |
Mô hình Counter | | Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, nhận thẻ rung, và chờ đồ uống sẵn sàng. Sau đó đến khu nhận đồ trả thẻ rung và nhận về đồ uống (thường đựng trong cốc nhựa hay cốc giấy). Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Counter này chính là Highlands Coffee. |
Mô hình Phục Vụ Nhanh (Quick Service) | | Mô hình này khá tương đồng với Counter. Điểm khác biệt là không có thẻ rung. Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, sau đó nhận số bàn chờ. Nhân viên phục vụ mang đồ uống đến cho khách, thu lại số chờ. Trong quá trình khách sử dụng đồ uống, nhân viên phục vụ có thể tiếp nước và hỗ trợ khách các thông tin cơ bản như: cung cấp pass wifi, chỉ đường WC.. Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Phục Vụ Nhanh này chính là The Coffee House. |
Mô hình Phục Vụ Tại Bàn (Full Service) | | Trong mô hình này, khách hàng đặt món, thưởng thức đồ uống xong rồi gọi người thanh toán. Đây là mô hình chú trọng sự giao tiếp và tư vấn của nhân viên phục vụ với khách hàng. Thường được sử dụng trong các mô hình F&B lịch sự, trang trọng, giá thành đắt. Tuy nhiên do đặc thù sở thích phục vụ của từng vùng miền (khách hàng không thích thanh toán trước), một số quy mô cửa hàng đại trà cũng áp dụng mô hình này. |
Mô hình biến thể của Phục Vụ Tại Bàn | | Không phải mô hình Full Service nào, khách hàng cũng thưởng thức xong rồi mới thanh toán. Một số mô hình Phục Vụ Tại Bàn đông khách, yêu cầu khách thanh toán ngay sau khi nhân viên phục vụ bàn giao đồ uống cho khách hàng. Điều này giúp làm giảm rủi ro quên không yêu cầu khách thanh toán khi đông khách. Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình này chính là Kafa Coffe. |
Như MISA CukCuk đã chia sẻ ở trên, phần mềm quản lý quán cà phê có thể áp dụng tốt cho tất cả các loại hình kinh doanh đồ uống và tất cả các mô hình phục vụ. Vì vậy, để xác định một mô hình kinh doanh đồ uống có hay chưa cần sử dụng phần mềm, thường dựa vào quy mô và vai trò của người chủ tại mô hình đó.
2.2. Những kiểu kinh doanh đồ uống có thể chưa cần tới sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cafe Quán cà phê, trà sữa chủ yếu bán online đa kênh:
Là dạng quán kinh doanh đồ uống chủ yếu kinh doanh online, có phục vụ tại quán nhưng số lượng ít (dưới 10 khách). Nhân viên pha chế có thể kiêm nhiệm thu ngân và vận đơn.
Lý do phần mềm quản lý quán cà phê không đáp ứng tốt cho dạng quán này vì các phần mềm trên thị trường hiện tại mới chỉ kết nối được với Grab Food (chưa kết nối được ShopeeFood & Baemin). Số lượng khách gọi đồ trong cùng một thời điểm không nhiều, nhân viên có thể xử lý thủ công được.Quán cà phê vỉa hè mô hình xe đẩy ít chỗ ngồi:
Anh/chị chủ quán theo mô hình này có thể đầu tư phần mềm sau khi quán có một số lượng khách hàng nhất định. Quán dạng này thường đặt gần các khu công sở, nhịp sống khá nhanh nên khách hàng chỉ ghé qua mua đồ mang đi. Sau khi có vị trí đắc địa, khách hàng mua hàng nhiều, liên hệ số điện thoại để nhờ lên đơn trước, tình trạng đơn treo nhiều thì anh/chị chủ quán mới nên tính đến giải pháp phần mềm.Quán cà phê gia đình, chủ tự bán hàng:
Một số gia đình có vị trí nhà ở đắc địa, quy hoạch tầng 1 (tầng trệt) làm quán cafe giải khát, người trong gia đình tự pha chế, tự bán hàng, không có nhân viên. Mô hình này thường không có nhu cầu mở rộng, chủ quán có thể linh động trong việc sử dụng, kiểm soát tiền doanh thu bằng nhiều cách: sổ sách, excel. Với dạng quán này, việc sử dụng phần mềm là chưa cần thiết.
Tuy nhiên, khi dự định đầu tư các mô hình này, anh/chị chủ quán cần đánh giá thật tốt khả năng cạnh tranh của mình với các đối thủ trong khu vực. Hãy trả lời các câu hỏi:Khách hàng của mình là ai?
Mình bán sản phẩm đồ uống nào cho họ?
Khi nào họ đến mua sản phẩm của mình?
Họ đến từ đâu?
Tại sao họ lại chọn mình?
Từ đó mới đưa kết luận cuối cùng là mình sẽ bán sản phẩm của mình cho họ như thế nào? Tránh tình trạng đầu tư nhưng chưa hiểu rõ khách hàng, không cung cấp điều khách hàng cần, kinh doanh không hiệu quả.
Với các quy mô doanh thu còn lại (từ vừa đến lớn), có số lượng bàn trên 10, có nhân viên làm việc trong cửa hàng, có nhiều người góp vốn… thì việc sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê được coi là tiêu chí bắt buộc để minh bạch hóa thông tin. Đảm bảo thông tin nhận về là dữ liệu chính xác giúp anh/chị chủ quán cà phê ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Thực tế thị trường cho thấy: trong 5 năm đổ lại, có một sự thay đổi đáng kể về tỉ lệ khách hàng sử dụng/chưa sử dụng phần mềm. Số lượng quán cafe, giải khát sử dụng phần mềm nhiều hơn, thay thế dần các mô hình truyền thống và đang chiếm khoảng 80% quy mô thị trường cho đến thời điểm hiện tại.
III. Các tính năng cần có trên một phần mềm quản lý quán cà phê
Mỗi đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cà phê có danh sách các tính năng của riêng họ. Vì thế anh/chị chủ quán khi mới tìm hiểu thường phân vân, lưỡng lự không biết tính năng nào nên mua, tính năng nào có thể mua bổ sung sau này.
MISA CukCuk sẽ cung cấp danh sách các tính năng cần thiết nhất để có thể vận hành một mô hình kinh doanh đồ uống phổ thông. Các giải pháp nâng cao và chuyên biệt cho từng loại hình kinh doanh đồ uống sẽ được chia sẻ trong các bài viết khác.
Trước tiên để có thể bắt đầu sử dụng phần mềm thì việc tạo thực đơn là quan trọng nhất. Đây là thao tác nhập khẩu thực đơn lên phần mềm giúp cho phần mềm ghi nhận các đồ uống mà mô hình kinh doanh đang hoặc chuẩn bị bán.
Thực đơn này sẽ được hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giúp nhân viên thao tác chọn món nhanh hơn, chuẩn xác hơn về số lượng và các yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Tính năng thêm món – thêm thực đơn cần hỗ trợ anh/chị chủ nhà hàng có thể thêm thủ công từng món hoặc nhập khẩu toàn bộ thực đơn lên trên phần mềm.
Ngoài ra, một số loại hình kinh doanh đồ uống mở rộng như tiệm bánh, quán rượu… thường có các thực đơn hiển thị tới khách hàng như thực đơn điện tử (dán tại mặt bàn giúp khách hàng tự động chọn món và thanh toán, sau đó nhân viên mới phục vụ) hoặc web bán hàng (đưa danh sách đồ uống lên website cung cấp bởi đơn vị phần mềm, để khách hàng dễ lựa chọn khi mua online).
Tính năng tạo thực đơn điện tử, website đặt hàng cần được thao tác khởi tạo đơn giản, nhanh chóng. Ngoài ra, đây là tính năng dành cho người đồ uống thao tác nên phải đảm bảo được giao diện bán hàng thân thiện, dễ sử dụng giúp khách hàng lựa chọn đồ uống và thanh toán nhanh nhất.
Sử dụng phần mềm order cafe MISA CukCuk quy trình order gọi món tại quán cafe sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Bạn dễ dàng và linh hoạt cài đặt phần mềm trên mọi thiết bị như máy tính, máy bán hàng, máy tính bảng… Tận dụng được những thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí đầu tư hiệu quả.
- Giới thiệu món và ghi nhận order một cách nhanh chóng thuận tiện nhất. Thiết kế đơn giản, trực quan, giao diện chủ yếu là hình ảnh nên bất kể ai cũng có thể sử dụng dễ dàng. Từ quản lý đến các nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân hay pha chế.
- Sau đó, gửi thông tin cho pha chế và theo dõi tình trạng pha chế.
- Ghi nhận đồ uống khách gọi thêm hoặc đổi món, hủy order.
Ví dụ, nhân viên phục vụ dùng MISA CukCuk để ghi nhận đồ uống mà khách gọi, thông tin được chuyển trực tiếp xuống quầy bar. Nhân viên pha chế ngay lập tức dễ dàng điều phối. Đồng thời, nhân viên thu ngân tiếp nhận luôn thông tin gọi đồ uống để thanh toán và in hóa đơn mà không cần nhập tại thông tin đồ uống mà khách gọi.
Dễ dàng khởi tạo tài khoản dùng thử chỉ với 3 bước đơn giản để tạo menu quán cafe chuyên nghiệp nhất